Note : Le genre masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte

Objectif
La Société hôtesse des Jeux du Canada de l’Île-du-Prince-Édouard 2023 invite les auteurs et les artistes visuels intéressés à soumettre une manifestation d’intérêt afin de participer à la création de l’histoire de notre mascotte aux fins de la production d’un livre d’histoire.

Contexte
Entouré de l’océan, empreint de beauté et d’esprit, le berceau du Canada accueillera les meilleurs athlètes au Canada. Ensemble, nous célébrerons le meilleur des sports et partagerons la chaleur, la communauté et l’esprit de l’Île-du-Prince-Édouard avec les gens provenant de tous les coins du pays. Que vous soyez athlète, entraîneur, bénévole ou partisan, lors des Jeux de 2023, nous serons tous Insulaires.

Les Jeux du Canada 2023 présenteront leur mascotte dans les prochains mois. Nous cherchons à donner une histoire à la mascotte pour encourager la participation des jeunes Insulaires aux Jeux. La campagne participative a débuté avec le Défi de création de la mascotte lancé à tous les élèves du primaire de l’Île-du-Prince-Édouard. La création de la mascotte et son histoire représenteront la nature accueillante des Insulaires tout en incluant la riche histoire et l’énergie débordante de l’Île!

Détails de soumission des demandes
? En utilisant le concept collaboratif créé grâce à la soumission de notre élève gagnante et le travail de nos agences de création, le fournisseur ou les fournisseurs retenus donneront vie à notre mascotte dans une histoire qui encouragera l’engagement des enfants et des familles aux Jeux grâce à l’écriture et l’illustration d’un livre pour enfants.
? Toutes les soumissions doivent inclure l’offre de services pour la création de la narration et des illustrations. Les demandes peuvent être soumises par une personne ou une entreprise qui offre les deux services, ou elles peuvent être une soumission conjointe d’écrivains et d’artistes visuels (illustrateurs, graphistes, peintres, etc.) qui travailleront en collaboration. Les demandes qui comprennent uniquement des services d’écriture ou des services d’illustration ne seront pas prises en considération.
? Le livre se limitera à 15 pages et sera imprimé en français et en anglais (le fournisseur n’est pas responsable de la traduction).
? Le livre ciblera un public ou un niveau de lecture pour les enfants âgés de 5 à 12 ans.
? L'ébauche finale de l’histoire et des illustrations sera requise en date du 1 er octobre 2021. La Société hôtesse des Jeux du Canada 2023 se réserve le droit de modifier des scénarios et des illustrations, en discussion avec le candidat retenu, afin de mieux répondre aux besoins de la Société hôtesse.

Lignes directrices de la soumission des demandes
Pour être admissibles, les auteurs et les artistes visuels devront d’abord soumettre un portfolio.

LE PORTFOLIO ne doit pas dépasser huit pages, sauf la page titre. Veuillez utiliser le plan suivant comme guide :
1. Coordonnées et biographie;
2. Expérience et capacités en matière de rédaction et d’arts visuels;
3. Échantillons de travail pertinents;
4. Références de clients antérieurs;
5. Méthodes, aptitudes ou compétences uniques, ou autres raisons qui font que le candidat convient au projet;
6. Démontrer votre niveau d’intérêt à soutenir les Jeux du Canada, soit à titre de commanditaire, soit par l’entremise de possibilités de bénévolat.

Après avoir examiné les portfolios, nous demanderons à certains candidats de signer une entente de confidentialité afin de passer à la deuxième phase du processus de sélection. Au cours de la deuxième phase, les candidats sélectionnés recevront des détails inédits au sujet de la mascotte (l’apparence et le profil du personnage) et seront invités à fournir des lignes conceptuelles et des éléments visuels d’accompagnement.

LES LIGNES CONCEPTUELLES doivent se limiter à deux pages et être fondées sur les renseignements sur la mascotte fournis par la Société hôtesse au cours de la deuxième phase du processus de sélection.

Candidat retenu - Droit d’auteur et frais
L’auteur et l’artiste du livre seront reconnus, mais le ou les candidats retenus, en échange d’un paiement, signeront une entente attribuant tous les droits de leur travail à la Société hôtesse des Jeux du Canada 2023 jusqu’au 31 mars 2023. Les droits comprennent, sans toutefois s’y limiter, le droit d’auteur, les droits connexes, les droits moraux et la reproduction et la publication illimitées du contenu littéraire et visuel sans autre paiement ou redevances. Les auteurs et artistes doivent garantir à la Société hôtesse que toutes les œuvres sont originales et qu’ils ont pleinement droit à l’œuvre qu’ils cèdent.

Rémunération et honoraires
La rémunération pour ce projet sera de 5000 $ CA, taxes applicables en sus, y compris tous les services et dépenses liés à la demande de manifestations d’intérêt, du portfolio, du scénario conceptuel, de l’ébauche et du contenu final du livre d’histoires. L’auteur et l’artiste visuel  sélectionnés seront également reconnus pour leur contribution créative dans le livre, lors d’une conférence de presse dévoilant le livre, et à travers les plateformes de promotion et de médias sociaux de la Société hôtesse.

Les demandes peuvent être soumises de façon numérique en format PDF et envoyées par courriel à l’adresse: tgallant@2023canadagames.ca

La date limite pour soumettre un portfolio est le 13 août 2021 à 16 h, heure de l’Atlantique. 

Les Jeux du Canada se réservent le droit de :
? rejeter une ou toutes les soumissions;
? négocier directement avec tout fournisseur agréé en ce qui concerne les services;
? modifier ou de compléter les modalités énoncées dans la présente demande en donnant
des renseignements et en coopérant de façon égale avec tous les demandeurs à la suite de ces modifications;
? conserver toutes les soumissions de la demande de façon confidentielle.

Tous les coûts encourus dans la préparation des propositions en réponse à la présente demande de manifestations d’intérêt seront assumés par les auteurs et artistes visuels. Comme indiqué ci-dessus, aucun contenu créatif ne sera utilisé sans le consentement de l’auteur et de l’artiste visuel qui soumet la demande.

Chronologie
Publication de la demande de manifestations d’intérêt -  le 9 août 2021
Clôture des soumissions - Phase 1 - le 13 août 2021
Lancement des soumissions - Phase 2 - le 18 août 2021 (par invitation)
Clôture des soumissions - Phase 2 - le 3 septembre 2021
Sélection des candidats retenus - le 10 septembre 2021
Soumission de l’ébauche finale de l’histoire et des illustrations - le 1er octobre 2021
Approbation finale de l’histoire et des illustrations - le 15 octobre 2021

Questions ou renseignements supplémentaires
Si vous avez des questions concernant cette demande de manifestations d’intérêt ou si vous désirez des renseignements supplémentaires, veuillez communiquer avec :

Tanya Gallant
Directrice des cérémonies, de la culture et des services VIP
Société hôtesse des Jeux du Canada 2023
Charlottetown (PE)
tgallant@2023canadagames.ca