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APPEL D’OFFRES - Plan d’aménagement des bureaux du Carrefour

Contexte 

Le Carrefour de l’Isle-Saint-Jean est un centre scolaire-communautaire qui regroupe sous un même toit les services et les ressources, tant scolaires que communautaires, nécessaires au plein développement de la langue et de la culture française et acadienne de la grande région de Charlottetown. La mission du Carrefour est de planifier, mettre en valeur, administrer et coordonner le développement général de la communauté linguistique française dans les limites de la grande région de Charlottetown. C’est dans ce contexte que nous présentons le présent appel d’offres. Étant donné que c’est dans la mission du Carrefour de regrouper, sous un même toit, les services nécessaires au développement de la communauté francophone, nous sommes dans l’obligation de faire notre possible pour faciliter cette offre de services à l’intérieur des murs du Carrefour. Le Carrefour se doit d’être le lieu de rencontre et de rassemblement de la communauté francophone. Pour ce faire, plus il y aura de services disponibles au Carrefour, plus cela facilitera la synergie nécessaire afin de créer une communauté vibrante et épanouie.   Actuellement, le Carrefour regroupe les services suivants : L’École François-Buote, la bibliothèque, le Centre de la petite enfance l’Ile Enchantée, la programmation communautaire et culturelle du Carrefour, un service de location de salles et service traiteur pour les organismes communautaires, le Théâtre Port-la-Joye, le service de développement économique communautaire francophone (RDÉE IPE) et le service d’intégration pour les immigrants francophones (Coopérative d’intégration francophone de l’IPE). Le Carrefour cherche à maintenir ces services francophones ainsi qu’augmenter les services offerts à la communauté francophone de la grande région de Charlottetown dans les années à venir.   


1. But et description du projet 

Le but du présent projet est de proposer un plan de réaménagement des bureaux des locataires du Carrefour, soit la Coopérative d’intégration francophone de l’IPE (CIF) et le Réseau de développement économique et d’employabilité Î-.P-É. (RDÉE), afin de mieux répondre aux besoins de ces deux organismes ainsi que bien desservir la communauté acadienne et francophone.   Actuellement, les bureaux de la CIF et du RDÉE qui sont situés au Carrefour ne répondent plus aux besoins de ces organismes qui sont en expansion. Les deux organismes ont besoin d’espace plus grand afin de mieux répondre aux besoins de leurs clients, plus particulièrement la clientèle immigrante francophone.   

2. Le travail du consultant consistera donc à :   • Rencontrer les locataires du Carrefour afin de faire une analyse de leurs besoins actuels et futurs  • Analyser l’espace actuel (occupé et vacant) au Carrefour afin maximiser l’utilisation de l’espace actuel  • Proposer un plan de réaménagement et de rénovations des locaux afin de répondre aux besoins des locataires du Carrefour, incluant le budget pour la réalisation des travaux  Le travail doit se faire dans un délai court, car les besoins sont immédiats (voir échéancier).     

3. Objectifs 
Les objectifs pour l’ensemble de l’exercice sont les suivants :  ?

Développer un plan afin que le Carrefour puisse procéder immédiatement aux rénovations proposées dans le plan  ?

Recommander des améliorations afin de maximiser l’utilisation de l’espace actuel au Carrefour et répondre aux besoins en termes d’espace pour les locataires du Carrefour  


4. Portée des travaux 
En résumé, les responsabilités de l’expert-conseil retenu seront les suivantes : 
• Tenir des réunions avec la direction du Carrefour et le comité consultatif afin de bien comprendre en quoi consistent les travaux à préparer; • Effectuer une analyse de la situation;  • Formuler des recommandations à l’intention du Carrefour;  • Préparer un rapport final qui résume les recommandations et les prochaines étapes. • Préparer un budget pour la réalisation des travaux proposés 
* Une visite des lieux pourrait être organisée en septembre.  


5.  Contenu de la soumission 

Les renseignements ci-dessous devraient être inclus dans la soumission de l’expert-conseil :   a) La démonstration que le projet est bien compris, et une présentation clairement expliquée de la méthodologie à employer pour effectuer les travaux dans les délais requis.   b) Un aperçu de l’expérience  de l’expert-conseil en ce qui a trait à des exercices de consultation semblables ou connexes.   c) Le Coût proposé, qui fournit un devis à prix fixe pour les travaux. Le devis fixe doit inclure les frais et dépenses, mais pas la TVH. Le devis doit inclure les frais forfaitaires et les dépenses prévues en relation avec les tâches assignées.   


6. Évaluation des soumissions 
Le comité de sélection évaluera les soumissions en se fondant sur divers facteurs, comme l’indique la charte ci-dessous (note totale maximum = 115 points). Les critères d’évaluation et les points attribués identifient l’importance pondérée de chacun des facteurs à utiliser dans le processus d’évaluation. 

Critères d’évaluation et maximum de points attribués
Compréhension (15 points)   Une compréhension claire de l’intention du processus et une description de la manière dont l’expertconseil recueillera de l’information en lien avec la portée des travaux et le projet.            

Méthodologie (15 points)  Une description de l’approche globale et de la méthodologie à utiliser pour effectuer tous les aspects de la tâche assignée, en donnant suffisamment de détails pour que le Comité directeur puisse comprendre et évaluer de quelle façon les travaux seront exécutés. 

Échéancier (10 points)  Un aperçu des étapes d’achèvement des travaux tels qu’ils ont été définis. 

Expérience de l’entreprise / de l’équipe de projet (Personnel : 30 points et Entreprise : 20)  

Une description des capacités, de l’expérience pertinente et des qualifications d’ensemble du gestionnaire de projet et des autres membres de l’équipe, en particulier leur expérience en ce qui a trait au financement, aux programmes et aux services du gouvernement, aux entreprises rurales; et aux agences régionales de développement économique.  

Soumission (10 points)  Format général et apparence de la soumission.      

Soumission financière (15 points)   La soumission financière doit comprendre un coût total ferme pour le projet et être dans les limites du budget.   
 
8. Délais 
Étapes du projet Échéance  Publication de l’appel d’offres 8 septembre 2016 
Date de clôture pour la soumission 16 sept 2016  Attribution du contrat 19 sept 2016  Début du projet 20 sept 2016 
Rapport provisoire aux fins d’examen  30 sept 2016 
Présentation du rapport final 7 octobre 2016 
  
9.  Instructions pour la soumission  
Tous les promoteurs sont tenus de fournir les renseignements suivants dans leur soumission, dans l’ordre suivant :  - Résumé  - Compréhension du projet et des exigences du projet - Plan de travail proposé - Expert(s)-conseil(s) et du projet et leurs qualifications  - Renseignements généraux sur l’entreprise du promoteur - Expérience pertinente - Échéanciers - Prix Il est à l’avantage des promoteurs de présenter une soumission claire et concise.  Une copie électronique en format Word ou PDF doit être reçue par Nathalie Arsenault au plus tard à 17h00, le 16 septembre 2016, à l’adresse suivante :  Carrefour de l’Isle-Saint-Jean  Att: Nathalie Arsenault 5, Prom. Acadienne  Charlottetown, IPE C1C 1M2 Téléphone : (902) 368-1895 (poste 241)  Courriel : direction@carrefourisj.org  

Les soumissions doivent être clairement libellées « Soumission pour Réaménagement des bureaux du Carrefour».   10. Conclusion 
Le client se réserve le droit d’octroyer le contrat à l’expert-conseil de son choix, en fonction des critères susmentionnés. Ni le soumissionnaire ayant présenté le prix le plus bas, ni aucun autre soumissionnaire, n’est admissible à obtenir un contrat par d’autres moyens que par le processus. Le client n’accepte aucune responsabilité pour les dépenses encourues en relation avec l’appel d’offres. 

Une version PDF est disponible sur notre site web : www.carrefourisj.org

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